8. 서면결의서와 찬·반 표시=조합원은 조합이 보낸 서면결의서에 찬반의 의사를 표기하여 조합에 제출하여야 한다. 조합원이 서면결의서에 의해 의결권을 행사하면 그 조합원의 의결권은 출석한 의결권으로 가산되고, 의사표시의 내용대로 찬성 혹은 반대에 가산된다.
서면에 조합원의 의사표시가 없이 백지로 제출된 경우에는 결의에 찬성하지 않은 것으로 간주해야 한다. 서면결의서의 찬성 및 반대란에 모두 기재된 경우 해당 서면결의서는 무효로 되어 찬성표 수에 산입되지 않는다.
만약 서면결의서의 찬성란에 ○ 또는 √ 가 아닌 Ｘ로 기재된 경우 통상 Ｘ는 부정의 의미를 포함하고 있으므로 찬성란에 Ｘ로 기재되어 있다고 해도 반대표로 해석하여야 할 것이다.
서면결의서의 찬성 및 반대란에 모두 기재되어 무효로 된 경우 위 서면결의서는 적어도 의사정족수의 계산에 있어서는 이를 포함하는 것이 타당하다.
정관이나 선거관리규정에서 ‘조합원이 찬·반의 의사표시가 상이한 서면결의서를 중복 제출한 경우 위 서면결의서 모두 무효처리한다’는 규정을 두지 않은 경우 위 중복 제출된 서면결의서를 무효로 처리하더라도 적어도 의사정족수의 계산에 있어서는 포함할 수 있다.
다수인이 모인 회의체에서 하나의 의결을 구함에 있어 많은 토론이 이어지면서 원안동의, 수정동의 등이 있을 수 밖에 없다. 수정안은 원안 관련성 원칙에 따라 동일성이 유지되는 것이고, 누구나 수정발언 동의를 예견할 수 있는 것이므로 서면결의서의 찬성에는 수정안에 대한 동의도 포함된다.
9. 서면결의의 철회·수정 허용=조합원이 서면결의서로 의결권을 행사하거나 총회 참석하여 직접 투표용지로 의결권을 행사할 것인지는 조합원 본인이 결정할 사안이다. 총회에 직접 참석하여 의사를 표시하는 것이 서면결의서보다 조합원의 진정한 의사를 반영한다고 볼 수 있는 바, 조합원이 총회에 출석하여 서면결의서를 철회하거나 번복하는 것은 당연히 인정된다.
서면결의서를 제출한 조합원이 총회에 참석하여 의결권을 행사하려고 할 경우 오로지 총회의 진행을 방해하려는 목적에 의한 것이라는 등의 특별한 경우가 아니라면 이를 제한해서는 아니된다. 만약 이를 위반하여 부당하게 서면결의서 철회 및 현장 투표를 방해한 경우 총회 결의의 무효사유가 된다.
서면결의서를 제출한 조합원이 총회에 직접 참석하여 서면결의서를 철회하겠다는 의사표시를 한 경우 조합은 위 조합원에게 서면결의서를 반환한 후, 투표용지를 별도로 제공하여야 할 것이다(서면결의서 반환영수증을 교부받는 것이 바람직하다).
실무상 총회 당일 안건을 상정하기 전 사회자는 조합원들에게 ‘서면결의서를 제출하였으나 총회에 직접 참석한 조합원들은 서면결의서를 반환한 후 투표용지에 의해 의결권을 행사할 수 있음’을 고지하는 것이 바람직하다.
정관에서 서면결의서의 철회방법에 관하여 별도로 정하지 않는 이상 조합원은 조합에 서면으로 서면결의서를 철회할 수도 있다(서면결의의 철회서).
서면결의서는 그 결의가 유효하게 성립하기 전(안건 상정전 또는 투표개시전)까지 철회할 수 있다. 다만 조합원은 (사전) 투표 개시 이후에는 서면결의서를 철회할 수 없다.