4. 본인확인 방법=서면결의서의 제출 또는 징구시 본인확인절차를 거쳤다면 서면결의서에 본인확인란의 일부가 누락되었거나, 서명란에 이름이 생략되었더라도 찬성·반대란에 조합원의 (인감)도장이 날인되어 조합원이 누구인지 알 수 있는 경우에는 위 서면결의서는 유효하다.
투표용지에 무인 내지 지장을 날인하게 하는 방식은 그 자체로 본인확인이 가능하지 않고 진위 여부 확인을 위한 추가적 절차가 필요한 것으로 도시 및 주거환경정비법이 본인확인의무를 규정한 취지와 맞지 않고, 정관에서 이러한 방식을 허용하는 명시적 근거가 없는 한 본인확인의무를 다했다고 보기 어렵다.
서면결의서 제출자 372명중 135명이 서면결의서가 위조되었다는 취지의 사실확인서를 제출하였고, 서면결의서와 사실확인서의 필적이 서로 다르며, 서면결의서에 신분증사본 등 본인인지 여부를 확인할 수 있는 자료가 첨부되어 있지 않은 사정에 비추어 위 135명의 서면결의서를 총회 참석자 수에서 제외하여야 한다고 판단하였다.
5. 서면결의서의 제출 또는 징구=조합정관에 특별한 규정이 없는 한 조합원은 조합이 배포한 서면결의서에 의해 의사표시를 할 수 있을 뿐만 아니라 자신이 직접 작성한 서면결의서에 의해 의사표시를 할 수 있다.
조합정관에 ‘선거관리위원장의 날인이 없거나, 복사한 서면결의서는 무효로 하되, 의사정족수에서 제외한다’고 정한 경우 선거관리위원장의 날인이 없는 서면결의서, 사본에 의한 서면결의서, 조합원이 직접 작성한 서면결의서는 무효로서 의사정족수에서 제외될 수 있다.
조합이 서면결의권의 행사기간 및 장소를 통지한 경우 조합원은 조합이 지정한 장소에서 행사기간 내 서면결의서를 제출할 수 있다. 총회 소집을 통지하기 전에 제출 또는 징구한 서면결의서는 무효이다. 조합원 또는 대리인이 조합이 지정한 장소에서 서면결의서를 제출함으로써 서면의결권을 행사할 수 있다. 조합은 신분증 또는 위임장 등을 통해 조합원 본인 또는 대리인 권한 등을 확인하여야 한다.
조합원은 우편으로 조합이 지정한 장소로 서면결의서를 제출할 수 있다. 조합원이 우편으로 서면결의서를 제출하는 경우 조합은 조합원에게 전화, 문자메세지 등을 통해 본인인지를 확인하여야 한다.
조합원이 조합에 우편으로 서면결의서를 제출하는 경우 ‘총회 전일까지’ 서면결의서가 도착되도록 하여야 한다(표준정관 제22조제4항). 의결권행사 서면의 제출에는 도달주의가 적용되므로, 의결권 행사서면의 불도달에 관해서는 당해 조합원이 위험을 부담한다. 총회 당일에 도착한 서면결의서는 의사정족수 및 의결정족수에서 제외된다.
조합의 직원 또는 정비사업전문관리업자가 서면결의서를 징구할 수 있고, 정비사업전문관리업자가 아닌 자는 서면결의서를 징구할 수 없다. 조합직원 또는 정비사업전문관리업자는 조합원으로부터 서면결의서를 징구함에 있어 신분증사본 등 본인인지 여부를 확인할 수 있는 자료를 첨부하여야 한다. 서면결의서의 위조·변조 가능성에 비추어 원본만이 허용되고, 팩스, 이메일, 문자 또는 사본은 허용되지 않는다. 이에 반해 조합이 팩스로 서면결의서를 제출할 수 있다고 고지한 경우 위 팩스로 제출된 서면결의서도 유효하다고 판시한 사례가 있다.