정관은 법인의 조직과 활동을 규율하는 근본 규칙을 의미한다. 회사는 물론이고 여러 사람이 모인 단체나 모임에서도 정관을 마련한다. 정비사업 조합은 수백 명, 수천 명의 조합원들이 속해있는 만큼 당연히 정관을 가지고 있다.
도시 및 주거환경정비법에서는 정관을 조합설립인가 신청시 필수적으로 첨부 서류로 정하고 있다(제35조제2항). 정관은 조합이 처한 개별적인 상황에 맞게끔 개별적으로 자율적으로 정할 수 있고 그러한 필요도 있지만 정비사업의 시행이라는 특수성이 존재하기에, 도시정비법에서는 정비사업비의 부담 시기 및 절차 등 정관에 반드시 포함해야 하는 사항을 규정하고 있고(제40조제1항), 시도지사로 하여금 표준정관을 작성하여 보급할 수 있다고 규정하고 있다(제40조제2항).
시간에 따라 관련 규정은 변화하고 정비사업의 환경 또한 변화한다. 이러한 변화에 대처하기 위해 조합은 정관을 변경한다. 정관 변경은 총회의 의결로써 가능한데, 사전에 조합원에게 변경 대상인 규정에 대해 설명해야 하고, 의결은 개별 조항별로 나누어서 표결이 이루어지도록 해야 한다.
대법원 2019.1.31. 선고 2018다227520 판결은 “정비사업조합이 총회에서 가결 요건이 다른 여러 정관 조항을 변경하면서 조항별 가결 요건에 대한 사전설명도 없이 의결정족수가 다른 여러 조항을 구분하지 않고 일괄하여 표결하도록 한 경우, 표결 결과 일부 조항에 관하여 변경에 필요한 의결정족수를 채우지 못하였다면 정관 개정안 전체가 부결된 것으로 보아야 한다” 고 판시한 바 있기 때문이다.
다음 절차로 조합은 변경된 정관에 대해 시장 등의 인가를 받아야 한다. 여기서 인가는 그 대상이 되는 기본행위를 보충하여 법률상 효력을 완성시키는 보충행위에 해당하며, 강학상 인가로 볼 수 있다.
총회에서 정관변경에 대한 안건을 결의하였음에도 인가를 받지 못한다면 그 변경된 정관이 유효한지 문제되는데, 대법원 2018.3.13. 선고 2016두35281 판결은 “조합 총회의 결의가 정관 변경의 요건을 완전히 갖추지는 못했다면 형식적으로 정관이 변경된 것은 아니지만, 총회결의로서 유효하게 성립하였고 정관 변경을 위한 실질적인 의결정족수를 갖췄다면 적어도 조합 내부적으로 업무집행기관을 구속하는 규범으로서의 효력은 가진다고 보아야 한다”고 판시한 바 있다. 인가를 받지 못한 경우 정관변경으로서의 효력은 없지만 조합 내부적으로 업무집행기관을 구속하는 규범으로서의 효력은 가진다고 볼 수 있는 것이다.
한편 정관의 변경에 필요한 총회의 의결정족수는 원칙적으로 조합원 과반수 출석과 출석 조합원의 과반수 찬성이지만 특별다수의 결의요건이 적용되는 경우가 있다.
관련하여 대법원 2012.8.23. 선고 2010두13463 판결은 “주택 재건축조합 정관의 필요적 기재사항이자 엄격한 정관변경절차를 거쳐야 하는 ‘조합의 비용부담’이나 ‘시공자·설계자의 선정 및 계약서에 포함될 내용’에 관한 사항이 재건축결의 당시와 비교하여 조합원들의 이해관계에 중대한 영향을 미칠 정도로 실질적으로 변경된 경우, 그 동의에 필요한 의결정족수는 조합원 3분의 2 이상이며, 이러한 의결정족수에 못 미치는 동의로 가결될 수 있도록 정한 정관 규정은 무효이다”고 판시한 바 있다.
아울러 정관에서 도시정비법에서 정한 의결정족수 요건을 강화하는 것은 가능하지만 완화하는 내용을 정하는 것은 불가능하며 이 경우 해당 규정은 무효가 된다(대법원 2009.6.25. 선고 2007다31822 판결 등 참조).