정비사업 조합이 총회를 소집하다보면 긴급하게 총회를 소집하여야 하는 경우가 간혹 있다. 이때 조합의 입장에서 신경써야 하는 부분은 ‘소집공고 기간’ 및 ‘소집통지 기간’이다.
먼저 소집 ‘통지’기간에 대하여는 법에 명확하게 규정되어 있다. 도시정비법 제44조제4항은 총회를 소집하려는 자는 총회가 개최되기 7일 전까지 회의 목적ㆍ안건ㆍ일시 및 장소와 의결권 행사에 필요한 사항을 정하여 조합원에게 통지하여야 한다고 규정하고 있다.
다만 소집 ‘공고’기간에 대하여는 그러하지 아니하다. 도시정비법 제44조제5항은 총회 소집 절차에 대한 나머지 사항들은 정관에서 정하도록 하고 있다. 서울시 표준정관 제20조제7항에 따르면 원칙적인 총회 소집 ‘공고’기간은 회의개최 14일 전까지로 규정하고 있다.
그렇다면 조합이 긴급하게 총회를 소집하려는 경우 위 기간을 반드시 지켜야만 총회결의라고 볼 수 있는지 문제된다. 물론 법과 정관에서 정한 총회 소집절차를 위반하여 개최된 총회 결의는 효력이 없다고 보아야 하는 것이 원칙이다.
그러나 법원은 절차상의 하자가 있다고 하더라도 구성원들의 총회 참여에 어떠한 지장도 없었다면 그와 같은 절차는 경미한 것이어서 총회결의는 유효하다고 판시하고 있다(대법원 2020.6.25. 선고 2018두34732 판결).
구체적으로 대구고등법원은 ‘총회 소집 5일 전 소집통지’를 한 사안에서 “총회소집절차를 본질적으로 위반한 것으로 볼 수 없다”고 판단하였고(대구고등법원 2019.10.17. 선고 2019나22228 판결), 서울동부지방법원은 ‘총회소집 12일 전 소집공고’를 한 사안에서 “총회 소집절차를 본질적으로 위반한 것으로 볼 수 없다”고 판단하였다(서울동부지방법원 2014.9.17. 선고 2014가합5010 판결).
결국 도시정비법 및 정관에서 정한 총회소집 공고 및 통지기간을 다소 준수하지 아니하여 촉박하게 공고나 통지가 이뤄졌다고 하더라도 조합원들의 참석 및 의결권 행사에 지장을 주지 아니한다고 한다면 그 총회 결의는 유효하다고 보아야 한다.
긴급하게 총회를 소집하려는 조합은 가급적 최대한 조합원들이 참여할 수 있도록 정관 등에서 정한 총회 소집공고 및 통지 방법에 더하여 문자메시지, 조합원 단체채팅방, 카페나 밴드 등에도 널리 알려 조합원들의 의결권 행사를 충분히 보장한다면 유효한 총회 결의로 인정받을 수 있을 것으로 보인다.