조합원은 총회에서 서면을 통하여 의결권을 행사할 수 있고, 서면을 행사하는 경우에는 총회에 출석한 것으로 본다.
서면결의서를 허용하는 이유는 총회에 조합원들의 직접 참석만을 허용할 경우 성원부족에 의해 총회가 무산되는 것을 방지하기 위한 것이다.
그러나 실무상 조합이 서면결의서를 과도하게 징구함으로써 조합원들의 직접 참석을 도외시하고, 총회에 적은 수의 조합원만이 참석함으로 인하여 조합원들의 실질적 토론과정이 무시되기도 하였다.
이에 도시정비법은 일반 총회의 경우 10%의 조합원 직접 참석을 요구하고 있고, 창립총회나 사업시행인가 신청시 또는 관리처분인가 신청을 위한 총회의 경우 20%의 조합원 직접 참석을 요구하고 있다.
조합원은 조합에 우편 또는 직접 총회개최일 전날까지 서면결의서를 제출할 수 있고, 정관에 특별한 규정이 없는 한 서면결의서에 신분증이나 인감증명서를 첨부하지 않아도 된다.
서면결의서가 조합원 본인에 의해 작성되었음을 입증하기 위해 조합원 본인의 신분증 첨부를 요구할 수 있으나 조합원이 우편이나 직접 서면결의서를 제출하였다면 위 서면결의서는 조합원에 의해 직접 작성된 것으로 추정된다.
만약 서면결의서가 위조되었다고 주장한다면 위조를 주장하는 사람이 고소 등을 통해 그 위조사실을 입증하여야 할 것이다.
조합은 밀봉된 상자에 서면결의서를 보관하였다가 총회장소에서 안건상정 후 또는 투표마감후 위 서면결의서를 개봉하고 있다. 서면결의서 개봉 당시 상황은 비디오에 의해 촬영되고, 개표자 이외 참관인이 서면결의서의 개표에 참관하기도 한다.
총회 안건의 의결에 서면결의서의 찬성표가 많이 영향을 미쳤을 경우 부결을 원하는 조합원은 위 서면결의서의 개표상황에 참여하기를 요청하기도 하고, 위 서면결의서의 재검표를 요청하기도 할 것이다.
만약 총회 장소에서 안건 상정 후에 서면결의서를 개봉하지 않고 조합사무실에서 개봉 및 개표한 후 총회에서 그 결과만을 고지하였을 경우 총회에서 서면결의서를 직접 개표하거나 확인하여 주지 않은 것이 위법한지 여부가 다투어질 수 있다.
일부 하급심은 ①도시정비법상 서면결의서를 확인하는 방법에 관하여 현장에서의 직접 개표나 확인을 요구하고 있지 않고 ②조합정관상 서면결의에 의한 의결권 행사를 가능하도록 하면서 총회 전 서면결의서의 도달 외에 별도의 서면결의서의 확인방법에 관하여 규정하고 있지 않으며 ③조합은 조합원들에게 서면결의서에 도장, 우무인(지장) 또는 서명을 날인하여 총회 개최전까지 조합에 제출하라고 안내하였으며 ④조합은 총회 당일 2회에 걸쳐 서면결의서 제출 조합원 수 및 직접 참석 조합원 수를 집계하여 이를 조합원들에게 알렸으며 ⑤총회 현장에서 서면결의서의 진정성 여부를 확인한다면 총회절차의 진행이 부단하게 지연되므로 조합이 총회에서 서면결의서를 직접 개표하거나 확인하여 주지 않았다고 해서 위 총회의 절차가 불공정하여 위법하다고 볼 수 없다고 한 사례가 있다(부산고등법원 2015.4.15. 선고 2013누3221 판결).
총회실무상 서면결의서는 안건의 의결여부에 많은 영향을 미치고, 의결에 반대하는 조합원 입장에서는 서면결의서의 공정성 여부에 관하여 많이 다투고 있는게 현실이다.
따라서 조합은 조합원들의 서면결의서에 대한 법적 다툼을 방지하기 위해서라도 서면결의서를 밀봉된 상자에 보관한 후 총회장소에서 안건상정 후 개표하는 것이 바람직할 것이다.
또한 개표에 방해가 되지 않는 한 일부 반대 조합원의 참관도 허용되어야 할 것이다.