최초 소집된 총회의 일시·장소, 안건 등이 변경된 경우, 최초 소집된 총회를 위한 서면결의서를 변경된 총회에 그대로 사용하여도 될까?
민심이 언제 바뀔지 모르고 서면결의서를 걷는 데에 생각보다 시간과 비용이 많이 들기 때문에, 총회개최를 주관하는 누구라도 이미 걷어 둔 서면결의서를 그대로 사용하고 싶은 유혹에 빠지게 마련이다.
▲재사용의 기준=우선, 도시정비법은 서면결의서 재사용에 대해 아무런 제한이 없다. 따라서 정관에 서면결의서 재사용에 관한 특별한 규정을 두고 있는 조합이라면 그에 따라 문제를 해결하면 된다.
정관이 기준을 제시하지 못한다면, 의사표시의 일반원칙 즉, ‘최초 서면결의서에 표시된 의사의 동일성이 변경총회 시까지 계속 유지된다고 볼 수 있는지’에 따라 문제를 해결할 수 밖에 없어보인다.
▲동일성이 유지되는 경우란?=서울행정법원은 서면결의서는 아니지만 반려된 정비구역해제 요청서를 재사용한 사안에 대해, 당초 해제요청이 반려된 이튿날, 문제없다고 확인된 해제요청서에 추가로 확보한 요청서를 더하여 재해제요청 접수를 하였다면 당초 의사에 변동을 초래할만한 특별한 사정이 존재하지 않으므로 재접수된 해제요청서가 본인의 해제요청 의사에 반한 위법하다고 볼 수 없다는 판단을 하였다(2017).
서울북부지방법원은 이전 총회에 제출되었던 서면결의서가 재사용된 사안에서, 임시총회가 2달 이내에 3차례 연기된 점, 총회목적사항이 변경되지 않은 점, 조합원들이 제출한 서면결의서에 ‘법원의 가처분결정 등이 있거나 기타 부득이한 사유로 기일 또는 장소를 변경하는 경우 이 총회의 목적사항에 대한 본인의 의사표시 내용에는 변경이 없으므로 이 결의서를 재사용하여주시기 바랍니다’라는 기재가 명시된 점을 근거로, 서면결의서 재사용으로 인한 하자가 부존재한다고 보았다(2017).
▲재사용의 가능성을 높일 수 있는 방법은?=판례는 사소한 일시·장소 변경 외에는 재사용을 허용하지 않으려는 출발선에 있는 것 같다. 따라서 어지간하면 시간과 비용을 들여 서면결의서를 다시 받는 길을 선택하시기를 바란다.
어쩔 수 없이 재사용을 할 수 밖에 업는 상황이라면, 변경총회 소집공고 시 미리 ‘조합원 중 최초총회에서 서면결의서를 제출했으나 변경총회에 재사용되기를 원하지 않는 자들은 총회 전일까지 명시적인 철회의사표시를 하라’는 안내를 하고, 서면결의서에 미리 ‘부득이한 사유로 일정·장소를 변경하는 경우 재사용하는 것을 허락한다’는 문구를 넣어두면 소송방어에 도움이 될 수 있을 것으로 보인다.
이민경 변호사 / 법무법인 조운