조합원 총회를 개최하는 일은 상당한 경험과 전문적 지식을 요하기에 사실상 거의 모든 조합은 비용이 수반됨에도 불구하고 ‘총회대행업체’라는 전문업체를 선정하여 업무를 맡기게 된다.
그런데 총회개최를 위해서 일상적으로 이루어지는 총회대행업체의 선정과 계약에 관해서는 크게 두 가지 측면의 얘깃거리가 잠재되어 있음을 유의할 필요가 있다.
먼저 총회대행업체의 업무범위에 관한 문제이다. 도시정비법은 조합설립의 동의 및 정비사업의 동의에 관한 업무의 대행이나 시공자 선정에 관한 업무의 대행 등을 등록된 정비업체의 업무로 규정하고 있다.
총회대행업체가 정비업체 등록을 하였으면 문제될 것이 전혀 없지만 정비업체 등록을 하지 아니한 업체가 총회개최업무를 대행하다 보면 정비업체도 아니면서 정비사업 동의에 관한 업무나 시공자 선정에 관한 업무를 대행하는 것이 아니냐는 시비에 종종 휘말릴 수 있다.
다행히 대부분 총회대행업체들은 조합과 계약을 하면서 도시정비법상 정비업체가 수행하도록 되어있는 업무는 업무범위에서 제외된다는 점을 밝히거나 서면결의서 징구를 위한 인력공급이 조합원으로부터 서면결의서를 ‘수령’하여 조합에 ‘전달’하는 단순한 사실행위의 보조에 그친다는 점을 명확히 하는 등(아예 조합으로 하여금 해당 인력을 직접 단기고용토록 하는 경우도 늘어나고 있다)의 조치를 취함으로써 업무범위를 둘러싼 시비는 점차 잦아들고 있다.
다음으로 지적되는 문제는 다름 아닌 ‘예산’이다. 총회대행업체를 선정하고 업무를 맡기는 데에는 불가피하게 상당한 비용이 수반되기 마련이다. 주지하다시피 조합이 비용을 지출하여야 하는 모든 계약은 그 체결 이전에 미리 예산을 수립하여 두고 있어야 하는 것이 원칙이다.
만약 예산에 반영되어 있지 않음에도 불구 업무의 시급성에 비추어 계약이 반드시 필요한 경우라면 아예 해당 업체와의 계약의 건을 총회의 안건으로 상정하여 사전 결의를 득하여야 한다.
다른 협력업체와는 양상이 전혀 다른 총회대행업체의 특수성이 이 대목에서 여실히 드러난다.
무슨 말인가 하면 총회대행업체 이외의 일반 협력업체는 해당업체와의 계약에 관한 예산이 수립되어 있는지 확인을 하고 만약 예산이 수립되어 있지 않다면 먼저 총회를 개최하여 예산을 수립한다든가 아니면 직접 해당업체와의 계약을 총회 안건으로 상정하여 결의를 받은 후 선정이나 계약을 진행하면 된다.
그런데 총회대행업체의 도움 없이는 예산수립이나 계약 안건을 처리하기 위한 총회의 개최 자체가 사실상 불가능해진다. 즉 총회대행업체의 업무 성격상 설령 업체 선정을 위한 예산이 없다 하더라도 총회 이전에 업체의 선정과 계약을 먼저 하여야 비로소 예산수립이나 계약 안건을 결의하기 위한 총회개최가 가능해 지는 것이다.
문제는 예산외 조합원의 부담이 될 계약을 위해서는 사전에 총회의 결의를 얻어야 하고 그럼에도 불구하고 결의를 얻지 아니한 채 업체와 계약을 체결할 경우 도시정비법 위반죄를 피하기 어렵다는 것이다.
총회대행업체를 선정·계약 하려니 도시정비법 위반의 우려가, 그렇다고 총회대행업체와의 계약을 포기하자니 총회개최 자체가 사실상 불가능해진다는 진퇴양난의 국면이다(정비업체에 맡기는 방안을 생각해 볼 수 있으나 대부분 정비업체 계약에는 총회대행업무가 포함되어 있지 않아 별도 계약이나 변경계약이 필요하기에 문제는 매한가지다).
그렇다고 총회를 포기할 수는 없는 노릇이기에 조합으로서는 리스크를 최소화하는 방안을 반드시 모색하여야만 한다.
☞다음기고에 계속
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