도시 및 주거환경정비법 제23조제4항은 조합원 10분의 1이상의 발의로 조합임원의 해임에 관한 총회를 소집할 수 있다고 규정하여 소수조합원에게 조합 임원 해임총회 소집발의권을 인정하고 있다.
이는 정비사업이 전체 조합원의 이해관계에 미치는 영향 및 관련 조합원의 이익 보호라는 공익적 측면 등을 고려한 것으로 위법․부당한 업무 집행을 하는 조합 임원의 해임을 원활하게 하기 위한 취지의 규정이며 소수조합원에게 인정되는 법률상 권리이므로 전적으로 보장되어야 함이 타당하다.
그러나 위 소수조합원의 소집발의에 기한 해임총회는 별도로 법원의 허가를 필요로 하지 않기 때문에 해임총회 소집 및 의결 과정에 소집발의자 대표 외에 아무도 관여할 수가 없는 구조이고 이로 인하여 총회 소집의 적법성 및 해임 결의의 유효성에 의구심이 드는 것이 사실이다.
따라서 조합은 소수조합원의 해임총회 소집부터 그 의결까지 전과정에 걸쳐 법률 및 정관에 따른 요건을 갖추었는지 철저히 확인하고 대응할 필요가 있다.
우선 소집발의 대표자가 해임총회를 위한 소집발의서 징구를 완료하여 해임총회 공고를 할 경우 조합은 내용증명 우편 등의 방법으로 소집발의 대표자에게 소집발의서에 대한 사전 확인을 요청하는 것이 바람직하다.
소집발의 대표자가 이에 응하지 않을 경우 조합은 법원에 소집발의 동의서에 대한 증거보전 신청을 하여 관련 문서의 진정성을 확인하여야 할 것이다.
다만 증거보전 절차를 거칠 경우 법원의 결정이 난다 하더라도 발의자 대표의 문서 제출 후 법원의 서증조사까지는 상당한 시일이 소요될 수밖에 없어 현실적으로 해임총회 개최일이 먼저 도래할 수 있다.
이와 같은 경우에는 해임총회에 제출된 서면결의서, 현장 투표용지, 참석자 명부, 당일 CCTV 영상 일체를 대상으로 하여 증거보전 신청을 하여야 한다.
조합은 법원에 증거보전 신청을 하는 동시에 이미 서면결의서를 제출한 조합원들을 대상으로 서면결의서 작성 사실 및 서면결의서 철회 의사를 확인하는 방법으로도 소수 조합원의 위법한 해임총회를 무력화시킬 수 있다.
대법원은 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라 서면결의서를 철회하여야 하는 것은 아니라고 보고 있다(2008.8.21. 선고 2007다83533판결 참조).
따라서 소집발의자가 이미 조합원들로부터 서면결의서를 징구하였다 하더라도 조합이 서면결의서 작성 명의자로부터 서면결의서 철회서를 받기만 하면 그 서면결의서가 진정하게 작성된 것인지를 판단할 필요 없이 해당 서면결의서는 적법하게 철회된 것으로 효력을 갖지 못하게 된다.
실제 서면결의서가 위조되는 경우가 많으나 해임총회를 둘러싼 분쟁이 시급하게 돌아가는 관계로 이를 충분히 다투기 어렵다는 점에서 조합의 철회서 징구는 효율적인 대응 방법이 될 수 있다.
주의할 것은 조합이 징구한 서면결의서 철회서가 당초 서면결의서 수령권자인 해임총회 소집발의 대표자에게 제출되어야 한다는 점이다.
따라서 조합은 도달이 증명되는 등기 우편의 방법으로 해임총회 소집발의 대표자에게 철회서를 발송하거나, 해임총회 소집발의 대표자에게 직접 대면으로 철회서를 제출하고 인수증 등을 받아 두어야 할 것이다.
조합은 이상과 같은 방법으로 소수조합원의 해임총회에 사전 대응할 수 있으며 해임총회에서 결의가 이루어진 이후에는 위와 같은 방법으로 확보한 자료를 토대로 해임총회결의의 효력을 다투어야 할 것이다.
참고적으로 다수의 하급심 판례는 해임총회 결의가 있다 하더라도 별도의 직무집행정지 결의가 없다면, 해임된 임원이 여전히 직무수행권을 가진다고 보고 있으므로 해임총회 결의에 관한 법원의 종국적인 판단을 받기 이전이이라도 해임된 임원들은 여전히 적법하게 직무수행을 할 수 있다.