조합이 총회 소집공고를 하면 이에 반대하는 비상대책위원회(이하 ‘비대위’라 함)는 총회가 아직 개최되지 않았음에도 도시정비법 제124조제4항에 근거한 정보공개 요청을 하기도 한다. 조합은 보통 총회일을 2주 이상 남기고 소집공고를 하는데, 비대위는 조합의 총회 준비상황을 지켜보다가 총회를 불과 3~4일 정도 남기고 정보공개 요청을 하게 된다. 만약, 총회가 어떤 사유로 연기되면 정보공개 요청일로부터 2-3주가 도과한 뒤 총회가 열리는 경우도 발생한다.
비대위는 조합이 총회소집을 공고한 이후 서면결의서를 징구하는 과정에서 무언가 의심스러운 일을 꾸민다고 판단하여 이를 검증할 자료를 확보하는 차원에서, 또는 서면결의 철회서를 효율적으로 징구하기 위해 총회가 개최되기 전임에도 정보공개 요청을 한다. 이때 공개요청 대상이 되는 서류들은 ‘선거인 명부, 참석자 명부, 소집통지 등기우편 반송자 명단, 재발송자 명단, 서면결의서(또는 그 제출자 명단)’ 등인데, 조합은 이러한 비대위의 요청에 어떻게 응해야 할지 고민하게 된다.
결론부터 이야기하자면 선거인 명부를 제외한 나머지 자료들은 총회 개최 전까지 도시정비법상 공개대상이 아니므로 공개할 필요가 없다(선거인 명부는 조합원 명부와 실질이 동일한 바, 도시정비법 제124조제4항 제2호에 따라 총회 개최와 무관하게 15일 안에 공개하여야 할 것이다).
앞서 예시한 서류들은 선거인 명부를 제외하고는 도시정비법 제124조제1항제3호 ‘조합총회 의사록의 관련자료’에 해당하여 공개대상이 되는 것인데, 총회 의사록은 그 성질상 총회가 실제 개최되어야만 작성되는 자료인 바, 총회가 개최되기 전에는 당연히 존재할 수 없다.
마찬가지로 ‘의사록의 관련자료’는 의사록이 진정하게 작성되었는지를 확인하기 위한 자료인데 법원은 총회자료 반송대장, 재발송대장을 도시정비법상 공개대상이라 보면서 “청구인이 요청한 위 각 서류는 총회 의사정족수 및 의결정족수가 충족되었는지, 의사록 해당부분이 사실대로 기재되었는지 여부를 확인하기 위한 근거자료가 된다. 따라서 위 각 서류는 법률에서 정한 ‘관련자료’에 해당한다고 볼 것이다”라고 판시하여(부천지원 2017.12.선고) 총회가 개최된 경우에만 총회자료 반송대장, 재발송대장이 ‘의사록 관련자료’로서 공개대상이 된다고 본다.
그렇다면 총회 개최 전에 접수된 비대위의 ‘의사록 관련자료’ 공개요청에 대해 조합은 해당 요청을 계속 유효한 것으로 보아 총회개최일로부터 지체없이 공개하거나, 적어도 총회개최일로부터 15일 이내에 정보공개를 해야 하는 것일까.
특정자료가 도시정비법상 공개대상이 될 수 없는 시점에 정보공개청구가 되었다면 그 청구는 무효이고, 해당 자료가 총회 개최로 공개대상이 된 이후에 다시 공개요청을 해야 한다고 보는 것이 타당하다.
예를 들어 어떤 조합원이 총회를 3일 앞두고 서면결의서를 공개요청하였는데, 총회가 연기되어 예정보다 2주 뒤에 개최되었다고 가정하자. 위 공개요청이 총회개최일까지 계속 유효하다고 해석할 경우 총회가 개최되어 의사록이 작성되기도 전에 15일이 도과하는 일이 발생하게 되는데, 그렇다고 조합장을 형사처벌 할 수는 없다. 또한, 15일이 도과했더라도 총회가 개최된 후 지체없이 조합에서 서면결의서를 공개하면 처벌되지 않는다고 해석하면 된다는 견해(총회 개최 전 정보공개청구가 총회 개최를 조건으로 효력을 발한다고 보는 견해)가 존재할 수 있으나, 받아들이기 어렵다. 도시정비법 제124조제4항 및 그 처벌규정인 도시정비법 제138조제1항제7호는 위와 같은 상황을 해결할 아무런 예외규정을 두고 있지 않기 때문이다.
즉, 총회 개최 전 의사록 관련자료에 대한 정보공개청구를 총회일까지 유효하다고 볼 경우 법의 문언상 해석에 반하며 죄형법정주의 등 형사법의 일반원칙에도 반하는 바, 이러한 정보공개요청은 무효로 처리함이 타당하다. 법원의 견해도 동일하다(서울북부지방법원 2022.8.선고).