1. 선거관리규정의 제정
현행 도시정비법 또는 하위규정에서 조합임원의 선출을 위한 선거관리규정에 관한 규정을 두고 있지 않으나, 대다수의 조합들은 조합임원 및 대의원을 투명하고 공정하게 선출 또는 선임하기 위해 선거관리규정을 제정하고 있다. 서울특별시는 ‘서울특별시 정비사업 표준선거관리규정(서울특별시 고시 제2015-120호, 2015. 5. 7.)을 제정하여 운영하고 있다.
조합은 그 내부 운영에 있어서 조합 정관 및 다수결에 의한 자치가 보장되고, 조합이 자체적으로 마련한 선거관리규정은 조합 민주주의를 실현하기 위한 강행법규에 적합한 범위 내에서는 일종의 자치적 법규범으로서 국가법질서 내에서 법적 효력을 가진다.
다만, 법인인 피고 조합의 정관이나 그에 따른 조직구성을 위한 규정 등 단체내부의 규정이 조합원의 권리를 필요하고 합리적인 범위를 벗어나 과도하게 침해 내지 제한하거나 조합원이 임원후보자가 되기 위하여 추천을 받아야 할 조합원의 숫자가 전체 조합원의 숫자에 비추어 소수 조합원의 권리를 해할 우려가 있는 정도에 이른 것이어서 조합원들의 피선거권의 평등을 현저하게 침해하는 규정이라고 인정되는 경우에는 이를 유효한 것으로 볼 수 없다
2. 선거관리위원회의 구성 및 운영
조합은 임원의 임기만료 60일전까지 조합 선거관리위원회 구성을 위해 선거관리위원 후보자 등록을 조합 홈페이지에 공고하고, 대의원회에서 후보자를 등록받아 대의원회 의결을 통해 선거관리위원을 선임한다. 선거관리위원회는 5인 이상 9인 이내의 선관위원으로 구성한다. 선거관리위원의 임기는 당선자 공고와 동시에 종료된다.
선거관리원장은 조합 선거관리위원회를 대표하고, 총회 등의 임시 의장이 된다. 선거관리위원회는 ① 선거관리계획의 수립, ② 선거인 명부 작성, ③ 후보자 등록 접수·자격심사 및 확정공고, ④ 투표용지 작성, ⑤ 투표 및 개표 관리, ⑥ 투표지의 유·무효 심사, ⑦ 당선자 공고, ⑧ 선거 위반사항에 대한 조사, 심사 등의 업무를 수행한다.
3. 선거관리위원회 구성의 하자
선거관리위원회의 임기는 당해 선거업무가 끝남과 동시에 종료되는 것으로 규정하고 있을 경우 대의원회의 결의로 구성된 선거관리위원들의 임기는 당해 선거업무인 임원 선출을 위한 총회까지이고, 위 총회가 무산된 경우에도 위 선거관리위원들의 임기는 총회 개최 예정일에 종료된다.
조합이 대의원회에서 새로운 선거관리위원회를 구성하지 않고, 임기가 만료된 선거관리위원들로 구성된 선거관리위원회로 하여금 선거업무를 수행토록 한 경우 적법한 선거관리위원회가 구성되지 아니한 상태에서 실시된 선거를 통하여 선출된 자들을 조합의 임원으로 선임한 총회결의는 그 절차에 하자가 있다.
대의원회 선출결의에는 대의원 후보자별로 찬반투표를 실시하는 것이 원칙임에도 불구하고 대의원 후보자 전체에 대하여 일괄적으로 찬반의 의사표시를 하도록 하였다면 위 대의원회 선임 및 구성에 하자가 존재한다. 위와 같이 하자있는 결의에 의하여 선출된 대의원들에 의하여 구성된 선거관리위원회가 주관한 선거절차 및 총회의 결의는 위법하다.
선거관리규정에 따라 선거관리위원을 선정하지 않고 임원선출을 위한 총회를 소집할 경우 위 총회의 결의는 무효로 될 가능성이 많다. 다만 장기간 임원선출이 지연되고, 대의원회가 소집이 되지 않아 선거관리위원회가 구성되지 못하며, 현 집행부가 고의적으로 선거관리위원회의 구성을 방해하는 경우 조합원 5분의 1 이상의 발의에 의한 총회에서 임의로 구성된 선거관리위원회에 의해 임원선출결의가 있었다면 위 총회의 결의는 유효하다고 볼 수 있다.