1. 사안의 개요=서면결의서 상단의 인적사항은 모두 소유자가 자필로 기재하였는데, 그 하단에 작성일과 서명이 없는 경우 해당 서면결의서가 유효한지 여부가 최근 문제되었다.
2. 서면결의서의 유효 요건에 관한 판례=재건축조합의 임원선임이나 해임결의총회에 제출된 서면결의서에 인감증명서가 첨부되지 않아 문제된 사안에서 서울행정법원은 “재건축조합정관에 대리인을 총회에 출석시키고자 하는 경우에는 조합에 등록된 사용인감으로 인감증명서를 첨부한 대리인 선임서를 작성하여 조합에 제출하여야 하는 것으로 규정하고 있으며, 서면결의에 관하여는 항을 달리하여 서면결의서가 총회 전까지 조합에 도착되도록 제출되어야 한다고 규정하고 있을 뿐이고 서면결의서의 작성방법이나 형식에 관하여는 아무런 규정을 두고 있지 않다는 점, 도시정비법령상 조합의 임원 선임 및 해임 결의는 인감증명서를 첨부한 서면결의를 요구하는 경우로 열거되어 있지 않다는 점, 재건축사업 등 도시정비사업을 진행하기 위한 당초 조합설립시의 조합원 동의방식과 조합 설립 후 당초 설립인가 당시의 일부 내용 변경을 위한 조합원 동의방식이 반드시 같아야 한다고 볼 아무런 법률상 근거가 없다는 점 등을 근거로 서면결의서의 경우에는 방식에 제한이 없어 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 정도의 요건이 구비되면 효력이 있다고 봄이 상당하다”고 판시한 바 있다(서울행정법원 2009.12.31. 선고 2009구합27824 판결 참조).
또한 도장이 날인되지 아니한 서면결의서의 효력이 문제된 사안에서 서울중앙지방법원은 “비록 조합원들에게 발송된 이 사건 임시총회 소집통지서에 서면결의서에는 도장을 날인하여 제출하도록 기재한 유의사항이 첨부되어 있다 하더라도, 위와 같이 도장이 날인되어 있지 않고 서명이나 무인만 있는 서면결의서를 무효 처리한다는 정관 조항이나 선거관리규정 또는 총회나 대의원회의의 결의의 존재에 관한 증거가 없는 이상 위 유의사항의 취지는 서면결의서에 날인된 도장을 통해 조합원의 진정한 의사에 기하여 서면결의서가 작성되었음을 용이하게 확인하고자 하는 것으로 봄이 상당하고(갑 제13호증의 기재 참조), 따라서 서면결의서에 도장이 아닌 서명 또는 무인만이 존재한다 하더라도 그 서면결의서가 작성명의자의 진정한 의사에 반하여 작성되었다고 볼 만한 사정이 없다면 그 서면결의서는 유효하다고 보아야 할 것이다”고 판시함으로써 도장이 날인되지 아니한 서면결의서를 통한 의결권 행사는 유효하다고 판단하였다(서울중앙지방법원 2010.6.17. 선고 2009가합141452, 2009가합133116 판결 참조).
마찬가지로 도장의 날인이 없어 서면결의서의 효력이 문제된 사안에서 서울서부지방법원은 “따라서 앞서 본 바와 같이 ①이 사건 총회에 제출된 서면결의서에 조합원의 주민등록번호, 물건소재지, 현주소 등 인적사항을 기재하도록 되어 있고 ②이 사건 안건에 대한 의사표시방법으로 도장날인 또는 ‘O’표를 하도록 되어 있으며 ③밑 부분에 조합원의 자필서명 및 날인을 하도록 되어 있다고 할지라도 ①에 대하여는 피고 조합이 조합원 명부를 통하여 조합원인지 여부를 확인할 수 있음에 비추어 서면결의서에 조합원의 성명이 자필로 기재되어 있는 이상 위와 같은 인적사항의 기재가 누락되었다고 하여 무효라고 볼 수 없고 ②에 관하여는 의사표시방법이 명확하다면 서명, 무인 또는 ‘V’표시를 하여도 무효라고 볼 수 없으며 ③에 대하여는 도장의 날인 없이 서명 또는 무인만 있다고 하여도 무효라고 볼 수 없다”고 판시함으로써 해당 서면결의서의 효력을 인정한 바 있다(서울서부지방법원 2010.11.12. 선고 2010가합9023 판결 참조).
3. 결어=위와 같은 판례의 태도에 비추어 보면 법원은 서면결의서의 경우 그 방식에 제한이 없으므로 서면결의서에 조합원들의 인감증명서가 첨부되지 않았다거나 날인, 서명, 주소 기재, 작성일자 기재의 전부 또는 일부가 누락되었더라도 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 한 이를 무효라고는 볼 수 없으며, 서면결의서에 조합원의 성명이 자필로 기재되어 있는 등으로 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 정도의 요건이 구비되면 그 유효성을 인정할 수 있다는 입장을 취하고 있다.
이 사건 조합의 서면결의서에 작성일과 서명이 누락되었더라도 그 상단에 조합원이 자필로 인적사항을 기재함으로써 해당 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있고, 당해 서면결의서의 일련번호 표기 및 주민등록증사본 첨부로써 그 작성과 제출이 조합원 본인에 의하여 이루어졌음이 명백한 이상 이 사건 조합의 서면결의서는 유효하다고 볼 것이다.