대의원은 단체의 대표로 선출되어 회의에 참가하여 토의나 의결 등을 행하는 사람을 의미한다. 정비사업에서는 수백 명에서 수천 명에 이르는 조합원들이 구성원인 바, 대의원은 조합원을 대표하여 의결권을 행사하는 사람으로 볼 수 있다.
도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법)에서는 대의원회의 구성과 인원수 등에 대해 규정을 두고 있는데, 이에 따르면 100명 이상인 조합에서는 반드시 대의원회를 두어야 하고(제46조제1항), 대의원회는 조합원의 1/10 이상으로 구성하되, 1/10이 100명을 넘는 경우에는 1/10 범위에서 100명 이상으로 구성할 수 있다(제46조제2항).
그리고 대의원의 수, 선임방법, 선임절차 및 대의원회의 의결방법은 정관으로 정하여야 하는데(제46조제5항), 총회의 투표를 통해 대의원을 선출하는 것이 일반적이다(표준정관 제24조제4항).
대의원회에서는 궐위된 임원 및 대의원의 보궐선임, 예산 및 결산의 승인에 관한 방법, 총회 부의안건의 사전심의 및 총회로부터 위임받은 사항 및 총회의결로 정한 예산의 범위내에서의 용역계약 등을 의결할 수 있다(표준정관 제25조제1항).
다만, 도시정비법 제46조 및 같은 법 시행령 제43조에서는 대의원회가 의결할 수 없는 사항을 별도로 규정하고 있는 바, 정관의 변경에 관한 사항, 자금의 차입, 예산으로 정한 사항 외에 조합원에게 부담이 되는 계약, 시공자·설계자 또는 감정평가법인등(법 제74조제2항에 따라 시장·군수등이 선정·계약하는 감정평가법인등은 제외한다)의 선정 및 변경에 관한 사항 등을 그 예로 꼽을 수 있다.
위 사항들은 도시정비법 제45조제1항에서 정하는 총회의 고유한 의결사항이기 때문에 대의원회가 이를 대행할 수 없다. 관련하여, 대법원은 조합원 총회의 결의를 거치지 아니하고 예산으로 정한 사항 외에 조합원의 부담이 될 계약을 체결한 경우에는 상대방이 그러한 사정을 알았거나 알 수 있었는지 여부와 상관없이 그 계약은 무효라고 보면서 위 규정의 취지를 조합원들의 권리·의무에 직접적인 영향을 미치는 사항에 대하여 조합원들의 의사가 반영될 수 있도록 절차적 보장을 하기 위한 것이라고 판시한 바 있다(대법원 2011.4.28. 선고 2010다105112 판결, 대법원 2013.5.23. 선고 2010다64112 판결 등 참조).
만약 적법하게 체결된 용역계약의 금액을 변경하는 경우라면 어떨까. 용역계약은 기간, 업무특성에 따라 처음 체결한 내용이 달라지는 경우가 있으며, 실제 조합에 용역대금 증액을 요청하는 사례가 있다. 원칙적으로는 이 때에도 사전 총회의 의결을 받는 것이 필요하다.
실제 감리계약 체결 후, 감리회사의 감리비 증액 요청에 따라 조합이 이를 승인하되 “실제 정산시에는 이사회 및 대의원회에서 각 항목별로 정밀 심의를 거쳐 꼭 지급하여야만 하는 금액만 지급하기로” 하는 내용의 총회 결의를 한 사안에서, 법원은 예산으로 정한 사항 외에 조합원의 부담이 될 계약은 대의원회가 대행할 수 없는 사항에 해당하므로, 총회에서 위 의결 사항에 대하여 ‘대의원회의 결정에 위임하기로 하는 결의’를 하더라도 그러한 총회 결의는 무효라고 보아야 한다고 판시하였다(서울고등법원 2018.11.21. 선고 2018나2003036 판결).
이처럼, 도시정비법에서 총회 의결사항으로 정한 사항은 대의원회에 위임할 수 없고 총회에서 위임하는 의결을 하더라도 그 효력이 인정될 수 없다. 총회와 대의원회 안건 상정에 신중을 기할 필요가 있다.