서면결의는 대의원회, 총회 등에서 서면으로 의결권의 행사하는 것을 의미한다. 의결권은 정비사업의 조합원이 가지는 가장 중요한 권리이며. 의결권 행사는 총회 등에 직접 참석하여 행사하는 것이 일반적이다.
의결권 행사는 총회에 참석한 조합원 사이 또는 조합집행부와 조합원 사이의 충분한 토론을 거쳐 행사되는 것이 바람직하지만 바쁜 생업으로 총회에 참석이 어려울 경우에는 미리 서면결의서를 제출하는 방법으로도 의결권을 행사할 수 있다.
도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법)에서도 서면결의서를 의결권의 행사방법으로 정하고 있다. 이에 대해 사전에 결의 내용에 찬성하는 내용으로 다수의 서면결의서를 제출받으면 총회 개최 이전에 이미 그 결의가 이루어진 것이나 다름없는 결과를 얻을 수 있다는 점 등을 근거로 서면결의서 자체를 허용해서는 안 된다는 목소리도 있었다.
사실 정비사업의 주요한 내용은 모두 총회 의결을 통해 정해지고, 서면결의서로 의결권을 행사하는 조합원들이 많아 서면결의서의 효력 유무에 대해서는 오래전부터 법적 다툼이 있었다. 과거 하급심 판례 중에는 다음과 같이 서면결의서의 형식과 내용에 다소 문제가 있더라도 조합원의 의사가 더 중요하다는 취지의 판단을 한 바 있다.
“서면결의서의 경우에는 방식에 제한이 없어 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 정도의 요건이 구비되면 효력이 있다고 봄이 상당하다. 따라서 이 사건 임시총회 서면결의서에 조합원들의 인감증명서가 첨부되어 있지 않았다거나 날인, 서명, 주소 기재, 작성일자 기재의 전부 또는 일부가 누락되었더라도 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 한 이를 무효라고는 볼 수 없다(서울행정법원 2009.12.31. 선고 2009구합27824 판결).”
“비록 조합원들에게 발송한 이 사건 임시총회 소집통지서에 서면결의서에는 도장을 날인하여 제출하도록 유의사항이 첨부되어 있다고 하더라도 위와 같이 도장이 날인되어 있지 않고 서명이나 무인만 있는 서면결의서를 무효로 처리한다는 정관 조항이나 선거관리규정 또는 총회나 대의원회의 결의의 존재에 관한 증거가 없는 이상, 위 유의사항의 취지는 서면결의서에 날인된 도장을 통해 조합원의 진정한 의사에 기하여 서면결의서가 작성되었음을 용이하게 확인하고자 하는 것으로 봄이 상당하고, 그 서면결의서가 작성명의자의 진정한 의사에 반하여 작성되었다고 볼 만한 사정이 없다면 그 서면결의서는 유효하다(서울중앙지방법원 2009.11.26. 선고 2009가합133116 판결).”
그런데 도시정법법의 개정으로 본인확인이 정확히 되지 않은 서면결의서는 더 유효하다고 보기 어렵게 되었다. 도시정비법은 2021.8.10. 조합은 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지를 확인하여야 하고(제45조제6항), 서면의결권 행사 및 본인확인방법 등 필요한 사항은 정관으로 정하여야 한다(제45조제9항)는 규정을 신설하였으며 위 규정은 2021.11.11.부터 시행되고 있기 때문이다. 물론 많은 정비사업 조합들이 위 규정에 따라 본인확인방법을 정관에서 어떤 모습으로 정해야 하는지에 대해 고민하고 있으며 아직 본인확인방법에 대한 정관 규정을 마련하지 못한 조합도 많이 있다.
본인확인방법으로는 서면결의서에 인감증명서 또는 신분증 사본을 첨부하는 것을 고려할 수 있으며, 일부 지방자치단체에서는 “법 제45조제6항에 따른 서면결의권 행사의 본인확인방법은 조합원 본인이 서면결의서에 서명 또는 날인 후 신분증명서 사본을 첨부하는 것으로 한다”는 규정을 개정의 예시로 든 바 있다.