1. 문제의 소재=도시정비법 제44조제4항은 “제2항 및 제3항에 따라 총회를 소집하려는 자는 총회가 개최되기 7일 전까지 회의 목적·안건·일시 및 장소를 정하여 조합원에게 통지하여야 한다”고 규정하고, 조합 정관 제20조제8항 본문도 “제2항 내지 제5항의 규정에 의하여 총회를 소집하는 경우에는 회의 개최 14일 전부터 회의 목적·안건·일시 및 장소 등을 게시판에 게시하여야 하며 각 조합원에게는 회의개최 7일전까지 등기우편으로 이를 발송·통지하여야 한다”고 규정하고 있다.
당해 총회에 소집공고 및 소집통지 전에 홍보요원 등의 제3자가 조합원들로부터 징구한 서면결의서는 당해 총회의 안건의 내용도 알지 못하여 그 찬반 여부를 심사숙고할 기회조차 부여받지 못한 조합원이 당해 안건의 가·부결에 관하여 특정한 이해관계를 갖는 자로부터 사주받은 홍보요원 등 제3자의 일방적이고도 무분별한 설명과 요청에 따라 작성해 준 것이므로 이는 조합원의 당해 총회의 안건에 관한 진정한 의사에 기하여 작성되지 아니한 것으로서 무효라는 의견이 있는 바, 이에 대해 하급심 판례 태도 등을 확인해 보기로 한다.
2. 하급심 판결=수원지방법원 성남지원 2017.11.14. 선고 2017가합402290 판결은 “이 사건 관리단집회의 소집통지 및 공고가 이루어지기도 전에 이 사건 구분소유자 등으로부터 제출받은 위 서면결의서 489장은 아직 그 결의 대상조차 명확히 특정되지 않은 상태에서 받은 것이어서 이 사건 관리단집회 결의를 위한 적법한 서면결의서로 보기 어렵다. 따라서 이 사건 관리단집회는 위 서면결의서 489장을 의결정족수에 산입한 하자가 있다”고 판시하였다.
또 창원지방법원 2016가합53411 판결도 마찬가지로 “이 사건 임시총회의 의사정족수 산정에 포함된 위 서면결의서 73장은 2015년 12월경부터 이 사건 임시총회 소집허가 신청 무렵인 2016년 4월경까지 사이에 피고 조합원들로부터 미리 받아 놓은 것으로 보인다. (중략) 피고 정관 제28조제1항이 총회를 개최하고자 할 때에는 개최일로부터 7일 전에 회의 장소·일시 및 회의내용을 기재하여 각 서면으로 통지하도록 명확히 규정하고 있고(따라서 피고 조합원들은 총회 소집을 통지 받은 이후부터 그 개최일까지 사이에 서면결의서를 제출하는 것이 위 규정과 그 취지에도 부합한다고 할 것이다), (중략) 위 서면결의서 83장은 이 사건 각 결의에 대한 유효한 의사표시로 보기 어렵고, (중략) 따라서 위 서면결의서 73장은 이 사건 임시총회의 의사정족수에 산입되어서는 아니된다”고 판시하였는 바, 법원은 총회 소집공고 및 소집통지 전에 징구한 서면결의서의 효력에 관하여 위와 동일한 견지에서 그 서면결의서는 위법한 서면결의서로서 의사정족수 내지 의결정족수에 산입하여서는 아니되는 것으로 판단하였다.
3. 결어=도시정비법 및 조합 정관이 총회 소집에 앞서 회의 목적 및 안건 등을 기재한 소집공고 및 통지를 하도록 요구하는 취지는 바로 조합원들이 총회 개최 사실과 안건을 사전에 숙지하고 그 안건에 관한 찬반여부를 심사숙고하여 결정하여, 의결권 행사를 충분히 준비한 상태에서 총회에 참석하여 정확하고 원활하게 의결권을 행사할 수 있도록 하기 위함인 것으로, 위와 같은 취지는 조합원들이 총회에 직접 참석하여 의결권을 행사하는 경우뿐만 아니라 서면 또는 대리에 의한 방법으로 의결권을 행사하는 경우에도 마찬가지라고 할 것이다.
즉 서면결의서는 당해 총회의 소집공고 및 소집통지가 이뤄짐에 따라 조합원들이 당해 총회의 목적과 그 안건의 내용을 충분히 숙지한 후 안건의 찬반을 심사숙고하여 결정할 기회가 보장된 상황에서 징구되어야만 하는 것인 바, 당해 총회에 소집공고 및 소집통지 전에 홍보요원 등의 제3자가 조합원들로부터 징구한 서면결의서는 당해 총회의 안건의 내용도 알지 못하여 그 찬반 여부를 심사숙고할 기회조차 부여받지 못한 조합원이 당해 안건의 가·부결에 관하여 특정한 이해관계를 갖는 자로부터 사주받은 홍보요원 등 제3자의 일방적이고도 무분별한 설명과 요청에 따라 작성해 준 것으로 인정될 수 있다면 이는 조합원의 당해 총회의 안건에 관한 진정한 의사에 기하여 작성되지 아니한 것으로 무효로 판단될 수도 있다는 점을 유념해야 할 것이다.