선거안건과 일반안건이 동시에 상정된 총회가 끝나고 나면 선거안건과 일반안건에 각 출석한 조합원 수가 몇 명인지, 선거안건과 일반안건은 각 의사정족수를 충족하였는지에 대해 다툼이 일어나곤 한다.
도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법) 제45조제5항은 서면에 의한 총회참석을 허용하고 있다. 이는 조합원 총회의 성원 가능성을 높이기 위해 도시정비법이 제도적으로 허용하는 총회 참석 방식이다.
한편 조합원 총회는 일반적으로 다수의 안건이 상정, 심의, 결의되는 순서로 진행되는데 하나의 총회라고 하더라도 의사정족수 및 의결정족수의 충족 여부는 각 안건별로 판단되어야 한다(대법원 2011.10.).
총회에 직접 참석하는 경우 조합원은 각 안건이 순차적으로 상정되는 시점에 총회장에서 퇴장하면 특정 안건에 대해서는 출석을 하지 않을 수 있다. 이 경우 결의 전 퇴장한 안건에 대해서는 의사정족수 충족 여부를 판단하는 출석조합원 수에서 배제되어야 한다.
서면에 의한 총회참석의 경우에도 안건별 출석 여부를 결정할 수 있어야 한다. 직접 참석과 다를게 없기 때문이다. 다만 대부분 조합들이 총회에 상정될 모든 안건들을 1장에 기재하여 배포하기 때문에 조합원은 서면결의서 양식의 한계로 인해 각 안건별로 출석 여부를 달리한다는 의사를 표현하기가 쉽지 않다.
예를 들어 상정된 5개의 안건 중 2호 안건에는 출석조차하고 싶지 않은데 배포된 양식에는 ‘찬성’또는 ‘반대’표시밖에 없다. 2호 안건에 아무런 기표를 하지 않을 경우에도 출석을 하지 않은 것인지, 출석은 하되 기권표를 행사한 것인지 서면결의서만 봐서는 쉽게 판단하기 어렵다.
다만 선거안건과 일반안건이 동시에 진행되는 총회에서는 선거관리의 공정성을 염두에 둔 조합이 선거안건(주로 무기명)과 일반안건(기명)에 대한 서면결의서 및 회송용 봉투를 별도로 제작하여 배포하는 경우가 많다. 선거안건의 경우 선거관리위원회가 투표지를 제작, 수령하므로 일반안건의 서면결의서와 분리하여 제작되는 경우가 많다.
이때 어떤 조합원이 일반안건 서면결의서만 조합에 제출하고선거안건 투표지는 발송조차 하지 않았다면 위 조합원은 선거안건에는 출석조차 하지 않겠다는 의사를 표시한 것으로 보아야 한다. 조합에서 선거안건과 일반안건에 대한 서면을 별도로 제작, 징구함으로써 조합원이 위 두 안건에 대한 출석 여부를 분리하여 결정하는 것이 명확하게 가능해졌기 때문이다. 일반안건에만 서면결의서를 제출한 조합원은 선거안건에는 출석조차 하지 않겠다는 의사를 분명하게 표시한 것이다.
1장의 서면결의서에 기재된 여러 안건들 중 특정 안건에 대해서만 기표를 하지 않았을 때에는 어찌되었든 특정 안건이 포함된 서면결의서가 조합에 제출되었으므로 특정안건에 대해 출석한 것으로 판단될 여지가 있다.
그러나 조합이 일반안건과 선거안건에 관한 별도의 서면양식과 회송용 봉투를 제작한 후 분리시켜 징구한다면 적어도 선거안건과 일반안건에 대해서는 택일하여 출석 여부를 결정할 수 있다(선거안건에 포함된 세부안건 또는 일반안건에 포함된 세부안건에 대한 각 출석의사를 구별할 수 있는지는 여전히 문제로 남는다).
의사정족수 충족 문제는 총회 결의를 무효로 만들 수 있는 중요한 문제이다. 따라서 조합에서는 선거안건과 일반안건을 함께 상정하는 총회를 진행할 때 안건별로 서면을 분리하여 징구할 경우 각 안건별로 출석조합원 수를 충족시킬 수 있는지를 충분히 고려해야 한다.