4. 조합원들에 대한 통지 제대로 하는 방법
가. 표준 정관상 조합원들에 대한 권리·의무에 관한 사항의 고지·공고 방법
◯ 국토교통부 재건축조합 표준정관 제7조(권리의무에 관한 사항의 고지·공고방법)에는 아래와 같이 규정되어 있다.
① 조합은 조합원의 권리․의무에 관한 사항을 조합원에게 성실히 고지․공고하여야 한다.
② 제1항의 고지․공고방법은 이 정관에서 따로 정하는 경우를 제외하고는 다음 각호의 방법에 따른다.
1. 관련 조합원에게 등기우편으로 개별 고지하여야 하며, 등기우편이 주소불명, 수취거절 등의 사유로 반송되는 경우에는 1회에 한하여 일반우편으로 추가 발송한다.
2. 조합원이 쉽게 접할 수 있는 일정한 장소의 게시판(이하 “게시판”이라 한다)에 14일 이상 공고하고 게시판에 게시한 날부터 3월 이상 조합사무소에 관련서류와 도면 등을 비치하여 조합원이 열람할 수 있도록 한다.
3. 인터넷 홈페이지가 있는 경우 홈페이지에도 공개하여야 한다. 다만, 특정인의 권리에 관계되거나 외부에 공개하는 것이 곤란한 경우에는 그 요지만을 공개할 수 있다.
4. 제1호의 등기우편이 발송되고, 제2호의 게시판에 공고가 있는 날부터 고지·공고된 것으로 본다.
◯ 위 조항의 내용에 따르면, 조합원에게 등기우편으로 개별 고지하여야 하며, 반송되면 1회에 한하여 일반우편으로 추가 발송하면 조합은 통지할 의무를 다 한 것으로 해석할 수 있다.
◯ 하지만 조합원들에 대한 통지, 특히 분양신청 관련한 통지는 위 정관에 기재된 내용대로 등기우편, 반송후 1회 일반우편만 한 것으로는 조합의 의무를 다한 것으로 보지 않는 것이 법원 판결의 시각이다.
나. 김조영 변호사 정관안 추가내용
◯ 따라서 조합원들에게 조금이라도 더 통지가 잘되도록 하기 위하여 아래와 같은 내용을 정관에 삽입해 줄 것을 권유한다. 아래에서 줄 친 부분을 표준정관안 내용에 삽입하는 것이 좋겠다.
② 제1항의 고지․공고방법은 이 정관에서 따로 정하는 경우를 제외하고는 다음 각 호의 방법에 따른다.
1. 조합원의 주소와 연락처가 변경된 경우에는 해당 조합원은 변경된 주소 또는 연락처를 변경일로부터 14일이내에 조합에 신고하여야 한다. 이 경우 신고하지 아니하여 기존 주소지와 연락처로 통지가 간 경우에 해당 조합원은 조합에 이의를 제기할 수 없다.
2. 조합원에게 고지시에는 고지 당시 조합원 명부에 기재된 주소 및 연락처로 등기우편발송 및 휴대폰 문자발송(조합에 휴대폰번호를 신고한 조합원에 한한다)을 병행하여 개별 고지하여야 하며, 등기우편이 주소불명, 수취거절 등의 사유로 반송되는 경우에는 1회에 한하여 일반우편으로 추가 발송한다. 단, 휴대폰 문자발송은 고지내용의 제목 등을 간략하게 발송하면 되고, 총 1회 발송하는 것으로 한다.
3. 등기우편이 주소불명, 수취거절 등의 사유로 반송된 경우에는 해당 조합원의 연락처로 전화하여 주소변경여부를 확인한 뒤에 주소변경이 있을 경우에는 주소변경신청서를 제출해 달라고 촉구하여야 한다.
4. 조합은 매분기가 끝나는 달의 다음 달 15일까지 보내는 「도시 및 주거환경정비법 시행령」(이하 ‘시행령’이라고 한다) 제94조(자료의 공개 및 통지 등) 제2항에서 정하는 서면통지시에 ‘변경된 주소지와 연락처를 조합에 신고해 달라’는 기재를 항상 하여야 한다.
5. 조합 사업구역내(착공 후에는 공사장 외벽)에 조합원이 쉽게 접할 수 있는 일정한 장소 2개소 이상에 조합게시판(이하 “게시판”이라 한다)을 설치한 다음, 게시판에 공고문을 우편 발송한 당일에 게시하여 14일 이상 공고하여야 하고, 게시판에 게시한 날부터 조합사무소에 관련서류와 도면 등을 비치하여 조합원이 열람할 수 있도록 하여야 한다.
8. 조합 사무실 등에서 직접 수령한 경우에는 수령한 일시에 고지·공고 된 것으로 본다.
5. 조합 정관 개정시 실수하면 안되는 사항
◯ 정관안 내용에 아래의 내용을 추가하는 것이 좋겠다.
③ 총회에서 변경하려는 정관 조문이 여러 개일 경우에는 각 조문별로 찬·반을 개별적으로 받아야 한다. 단, 전면 개정일 경우에는 일괄하여 찬·반을 받을 수 있다.
(2/3) 동의를 받아야 하는 조문과 (과) 동의를 받아야 하는 조문을 일괄하여 1개의 안건으로 올렸다가 2/3 동의에는 못미치고 과반수 동의만 받은 경우에, 2/3 동의를 받아야 하는 조문은 부결되고 과반수 동의를 받으면 되는 조문만 통과되는 것이 아니라 그 안건 전체가 부결된 것이라는 해석 및 판결도 있어 각 변경조문별로 개별적으로 찬·반을 받도록 하였다(전면개정의 경우에는 일괄 찬·반이 가능하도록 함)
◯ 그리고 조합원 또는 대의원이 조합정관을 개정하려고 하는 경우에 다음과 같은 내용을 정관에 포함시키기 바란다.
④ 조합원 또는 대의원이 정관개정안에 대한 조합총회 또는 대의원회 소집을 요구할 경우에는 소집요구 대표자, 개정대상 조문에 대한 개정 전·후 비교표 및 개정사유를 기재한 총회소집요구서 또는 대의원회 소집요구서를 서면으로 작성하여 소집요구 대표자가 조합장에게 소집을 요구하여야 하며, 정관개정안의 내용이 특정되도록 하여야 한다. 이때 총회 또는 대의원회 소집절차는 본 정관이 정하는 총회 또는 대의원회 소집 규정에 따른다.
정관변경은 조합원 또는 대의원들이 요구하여 할 수 있는데, 이때 그 절차 등을 잘 몰라서 진행을 하지 못하는 경우가 많이 있다. 따라서 그 절차 및 방법을 구체적으로 기재하였다.
◯ 그리고 정관 개정안이 총회에서 의결되면 아래와 같이 조합원들에게 통지하는 것에 관하여도 조합정관안에 삽입하는 것이 타당하다.
⑤ 정관이 개정되어 시장·군수등의 인가를 받거나 경미한 변경으로 시장·군수등에게 신고를 한 경우에는 인가 또는 신고를 한 날로부터 2주일 이내에 개정사항 및 개정된 정관 전문을 조합원들에게 통지하고 조합 홈페이지에 게재하여야 한다.